A coworking-irodahelyiségek manapság egyre nagyobb népszerűségnek örvendenek. Ez az úttörő megoldás megkérdőjelezi szokványos elképzeléseinket arról, hogyan kell kinéznie egy irodahelyiségnek – ez pedig rendben is van, hiszen már nem úgy dolgozunk, mint évtizedekkel ezelőtt. Korábban elképzelhetetlen lett volna az állandósult otthoni munkavégzés vagy közösségi irodák nyújtotta rugalmasság az irodabérlés alternatívájaként.
Nincs két vállalkozás vagy alkalmazott, aki pontosan ugyanúgy közelíti meg a munkáját, ami azt jelenti, hogy különböző megoldások különböző embereknek és szervezeteknek felelnek meg. És hogy melyiket is válasszuk a lehetőségek közül, sokszor már rajtunk áll.
Egy modern megközelítés: coworking
Általánosságban a coworking fogalmát úgy határozhatjuk meg, hogy az emberek egy olyan semleges térben gyűlnek össze, ahol önállóan vagy csoportosan tudnak különböző projekteken dolgozni. Ez azért más, mint a tipikus irodai munkaterületek, mert a coworking-környezetben dolgozó emberek általában nem ugyanazon vállalat alkalmazottai. A közösségiiroda-mozgalom Magyarországon természetesen a fővárosból indult, de manapság már a vidéki (főleg egyetemi) városokban is teret nyert, és rendkívüli népszerűségnek örvend. Az ilyen helyek közös jellemzője, hogy modernek, stílusosak és jól felszereltek, továbbá mindig jól megközelíthetőek, a központi elhelyezkedésnek köszönhetően.
Mire számíthatunk egy coworking-irodában?
A coworking-terek ugyanazokat a szolgáltatásokat kínálják, mint egy hagyományos iroda: a helyiségek jellemzően praktikus, funkcionális bútorokkal vannak felszerelve, illetve rendelkeznek minden olyan technikai és kényelmi funkcióval, ami a munkavégzéshez szükséges lehet – például Wi-Fivel, nyomtatóval, elkülönített tárgyalókkal, kávéfőzővel vagy akár egy kis konyhával is. Sokszor egészen formabontó dizájn és berendezés jellemzi őket, amely szöges ellentétben áll a hagyományos irodákkal. Ezek a terek leginkább a szabadúszó, digitális munkát végző vállalkozóknak jelenthetnek ideális megoldást, illetve a homeoffice-ból elvágyódó, nem hagyományos munkarendben dolgozó alkalmazottaknak.
Milyen vállalkozásoknak ajánlott?
A hagyományos irodákhoz képest a fő különbség a rugalmasságban és a szemmel is jól látható spórolásban rejlik. Mivel a coworking-helyszínek nem igényelnek hosszú távú bérleti szerződést, nem kell bevételünk jelentős hányadát egy fix iroda kialakítására és bérleti díjára elköltenünk, mégsem ragadunk otthoni környezetünkbe munka során. Ezáltal könnyebben képesek leszünk elválasztani munkahelyünket magánéletünktől, az irodabérlés költségei nélkül. Ha tehát vállalkozóként vagy szabadúszóként nem szeretnénk vagy nincs lehetőségünk fenntartani egy teljes irodát, mégis inspiráló munkakörnyezetben töltenénk el mindennapjainkat, akkor érdemes körülnézni, hogy a környékünkön van-e coworking-iroda.
Irodabérlés – a hagyományos megoldás
A hagyományos iroda nem más, mint egy olyan különálló helyiség, amelyet csak a bérlője használ. A bérlő általában egy hosszú távra szóló bérleti szerződés alapján havidíjat fizet, amit elsősorban az irodaterület mérete határoz meg. Azok a vállalatok, akik ezt a megoldást választják, maguk tervezik meg az iroda elrendezését és bútorozzák be az irodát. Az iroda fenntartása és az egyéb szolgáltatók – például: recepció, takarító, biztonsági szolgálat – kiválasztása is az ő felelősségük. A hagyományos irodák többnyire a városközpontok üzleti negyedeiben és irodakomplexumokban találhatók.
Hosszú ideig a hagyományos irodai környezet volt az egyetlen megoldás, ami szóba jöhetett a munkavégzés helyszínét tekintve, azonban az elmúlt évek teljesen átformálták a cégek és személyek ezzel kapcsolatos hozzáállását. Számos vállalat kényszerült költségcsökkentésre és a kiadások átcsoportosítására, ami ahhoz vezetett, hogy a hagyományos irodabérléssel szemben egyre inkább megnőtt az olcsóbb alternatívát jelentő megoldások népszerűsége. Ezen kívül pedig teret nyertek az olyan hibrid megoldások, mint a távmunka, vagy a home office gyakoribb beépítése a mindennapokba.
Vitathatatlan tehát, hogy egyre inkább hódítanak a rugalmasabb megoldások, de még mindig nagyon sokan döntenek a hagyományos irodabérlés mellett. A közösség, a szolgáltatások és a munkaterület környezete mind olyan tényezők, amelyek meghatározzák, hogy melyik alternatíva a legalkalmasabb számunkra. Az alábbiakban sorra veszünk néhány szempontot, amelyek segíthetnek a választásban.
Coworking kontra irodabérlés: melyiket válasszuk?
Már az elején leszögezhetjük, hogy mindkét megoldás mellett és ellenük is egyaránt szólnak érvek élethelyzetünk, munkahelyünk és foglalkozásunk jellegéből fakadóan. Rossz döntést csak akkor hozhatunk, ha nem mérjük fel körültekintően saját helyzetünket annak kapcsán, hogy melyikre van igazából szükségünk.
A coworking-irodák előnyei
A coworking-irodák változatos munkaterületet kínálnak és lehetővé teszik számunkra, hogy szabadabban mozogjunk adott területen belül. Nem vagyunk egy apró boxhoz vagy egy ingerszegény munkaállomáshoz kötve. Ez a fajta tér fokozza a kreatív képességeink kibontakozását, miközben lehetővé teszi számunkra, hogy produktív környezetben dolgozzunk. Nem beszélve az időbeli szabadságról: a coworking-tér ugyanakkora rugalmasságot biztosít, mint a home office, miközben növeli a hatékonyságunkat, hiszen, ha irodában vagyunk, nem vonják el figyelmünket az otthoni teendők. Szerencsére könnyen lehet válogatni az időpontok közül, mivel a legtöbb ilyen hely egész héten rendelkezésünkre áll.
A közösségi irodák remek lehetőséget nyújtanak a kapcsolatépítésre is, olyan emberekkel ismerkedhetünk meg, akikkel egyébként talán sosem találkoznánk más körülmények között. Lehet, pont reggeli kávénk mellett derül ki, hogy egy hasonló területen dolgozó személy hozzánk hasonló nehézségekkel küzd munkájában, vagy akár már találkozott azzal a problémával, amire pont megoldást keresünk, és segítethet néhány tanáccsal.
Egy coworking-iroda esetében az olyan költségek, mint a közüzemi szolgáltatások, a felújítás és a bútorok mind benne vannak az árban. Nincsenek magas kezdeti költségek vagy hosszú távú kötelezettségvállalások. A coworking-terek tehát általánosságban megfizethetőbbek, mint az irodabérlés, de még mindig drágábbak, mint az otthoni munkavégzés vagy a kávézók, amelyek leegyszerűsítve szintén képesek betölteni azokat a funkciókat, amelyeket a közösségi iroda. Tehát nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy vannak még ennél olcsóbb lehetőségek is.
Mik a coworking hátrányai?
Természetesen nem minden előnyös ezzel a megoldással kapcsolatban sem. Amikor másokkal osztozunk egy munkaterületen, óhatatlanul körülvesznek minket olyan zajok – például a csörgő telefonok, a beszélgetések –, amelyeket nem tudunk kiszűrni és zavarhatnak minket az összpontosításban. Ez persze egy irodában is gyakran előfordul, de a kisebb, egybefüggő tér miatt nincs túl sok lehetőségünk az elvonulásra ilyen esetekben, amely egy újabb hátrányhoz vezet: mivel az erőforrásokat más coworking-tagokkal osztjuk meg, előfordulhat, hogy nem állnak rendelkezésére, amikor épp szükségünk lenne rájuk.
Szintén hátrányként említhető, hogy a más szakemberekkel közös munkaterület elveszi azt az intimitást, amelyet egy saját munkaállomás vagy box biztosíthat egy hagyományos irodában. Itt nincs lehetőségünk apró, személyes dolgokkal feldobni vagy barátságosabbá tenni a munkakörnyezetünket – van, aki ezt nem is igényli és szereti mindig magával vinni a legfontosabb eszközeit, másoknak viszont fontos, hogy magukénak érezhessenek egy kis területet, ahová jó érzéssel ülnek le minden nap.
Emellett, ha olyan munkakörben dolgozunk, ahol gyakran találkozunk ügyfelekkel, nem biztos, hogy egy coworking-iroda a legideálisabb üzleti találkozók lebonyolítására. Ha professzionális képet szeretnénk mutatni magunkról és a vállalatunkról, akkor ezeket az eseményeket más helyszínen bonyolítjuk le.
Az irodabérlés is jó megoldás lehet
Rugalmas megoldásokkal összehasonlítva, a hagyományos irodabérlés költséghatékony lehet azon vállalatok számára, amelyek hosszú távra elkötelezik magukat egy állandó helyszín mellett és pénzt fektetnek a személyre szabott kialakításba, beleértve a saját bútorokat is. A helyiséget ráadásul úgy is meg lehet tervezni, hogy szín, stílus és berendezések tekintetében tükrözze a vállalati kultúrát és arculatot. Bár ez jelentős extra költségeket jelenthet, mégis különösen fontos akkor, ha gyakoriak a partnerlátogatások, ugyanis az iroda összkép tulajdonképpen a márkát is képviseli, és nem mindegy, milyen képet festünk magunkról az ügyfeleink előtt.
Egy hagyományos iroda elrendezése általában nyitott, hasonlóan a coworking-terekhez, vagy állhat kisebb fülkékből is. A kialakításnál ma már nagyon fontos szempont, hogy minél kevesebb zaj és zavaró tényező érje az alkalmazottakat, ezzel is elősegítve az összpontosítást és a termelékenységet. A csoportos megbeszélésekhez tárgyalók biztosítják a megfelelő helyszínt és a technikai hátteret – amelyet szintén mi határozhatunk meg, így az alapvető dolgok mellett beruházhatunk exkluzívabb eszközökre is, például kihangosító készülékre vagy okostévére. A modern irodahelyiségek egyik nagy előnye lehet tehát a professzionális környezet, amely ösztönzőleg tud hatni a teljesítményre.
Az irodabérlés hátrányai
Ugyanakkor ez azzal a negatív következménnyel is járhat, hogy az emberek elszigetelődnek egymástól, mivel a fülkék és az egyéni irodák akadályozzák a közvetlen kommunikációt és az együttműködést. Ráadásul nemcsak a közvetlen kollégáktól szigetelődhetünk el, hanem beszűkülhetnek a kapcsolatépítési lehetőségeink is, mivel sokkal kevesebb mód van arra, hogy az iparágunkon kívül dolgozó emberekkel találkozzunk. Hátrányként említhető még, hogy a hagyományos irodabérlés esetében az irodavezetői feladatok ellátására is komoly erőforrás szükséges, amely elvonhatja a figyelmet a többi projektről – amennyiben nincs egy dedikált személy, aki az iroda működtetésével kapcsolatos feladatokat kézben tartja.
Összességében azok számára lehet ideális megoldás az irodabérlés, akik nagyobb céget vezetnek, és ezáltal olyan nagyméretű térre van szükségük, amely biztosítja a dolgozók számára a privát szférát, valamit a bizalmas üzleti információk biztonságát – méghozzá hosszú távon. Emellett azoknak, akiknek fontos, hogy minden irodával összefüggő feladatot és tevékenységet maximális kontroll alatt tartsanak.
Számítanak az egyéni preferenciák
Ma már abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy az előnyök és hátrányok ismeretében, valamint saját munkastílusunk és munkahelyünk, vállalkozásunk elvárásaink tudatában magunknak alakíthatjuk ki az ideális munkarendet. Ez igaz a munkavégzés idejére, módjára és helyszínére egyaránt, ami néha kötöttebb, néha rugalmasabb megoldásokat igényel.
Nem véletlen a coworking-terek elszaporodása és népszerűségük ugrásszerű növekedése, akik ezt a fajta munkamorált részesítik előnyben a megszokott irodai légkörrel szemben, itt megtalálják a számításaikat. A hibrid munkarendben vagy állandó home office-ban dolgozók számára üdítő változatosságot biztosít, anélkül, hogy le akarná váltani a hagyományos irodai környezetet, melynek szintén megvannak a maga előnyei. Ha felmérjük, a mi vállalatunknak mire van szüksége, onnantól a döntés már csak rajtunk áll.
