Kiküldetési rendelvény: Videón a legjobb módszer az elkészítésére

A kiküldetési rendelvény körül még mindig sok kérdés van a legtöbb ember fejében, pedig átlagosan csaknem 1,5 millió forintot el lehet vele elszámolni évente, ráadásul a munkavállaló és a munkáltató is jól jár vele. Miért jó a kiküldetési rendelvény? Milyen szituációban használjuk? Melyik a legjobb módszer a kiállítására? Cikkünkben ezeknek a kérdéseknek jártunk utána.

Mi az a kiküldetési rendelvény?

Kiküldetési rendelvény készítésével a munkavállalónak lehetősége van a saját autójával történt céges utakat kifizettetni a munkáltatójával, miközben ezzel elkerüli a cégautóadó fizetési kötelezettségét is.

Eredetileg a kifizető által két példányban kiállított bizonylat formájában készítették, amelynek tartalmaznia kell a kötelező adatokat, amiket később a cikkben részletezzük. A technológia előrehaladtával azonban az utóbbi időben egyre többen választják a zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat formáját az elkészítésének.

Az világos, hogy ez milyen előnyökkel jár a munkavállalónak, de vajon a

A munkáltatónak miért jó a kiküldetési rendelvény használata?

A munkáltató azért jár jól a kiküldetési rendelvénnyel való elszámolás során, mert így lehetősége van a munkavállaló béren kívüli kifizetésére, saját gépkocsi használat esetén. Ez azt jelenti, hogy ezzel legálisan tudja csökkenteni a házi pénztárát, nem kell zsebből fizetnie az alkalmazottját. Ez utóbbi módszer sajnos a mai napig a kisvállalkozói kultúra része Magyarországon, pedig akár több milliós büntetésekre is számíthat az, akinél NAV-revízió során nem találják rendben a házi pénztárat.

Mennyit lehet elszámolni kiküldetési rendelvénnyel?

1000 km-enként (480 Ft-os üzemanyagárral számolva) nagyságrendileg 60.000 Ft költséget lehet elszámolni.

A kiküldetési rendelvényt használók körében végzett felmérés szerint évente átlagosan 1.450.000 Ft-ot számolnak el saját gépkocsi használatra autónként. Emellett érdemes megemlíteni azt is, hogy a vállalkozás tulajdonosa/ügyvezetője, de akár az egyszemélyes Bt.-k és az egyszemélyes Kft.-k vezetői is alkalmazhatják a kiküldetési rendelvényt, ha saját autóját használják a cégükben.

A kiküldetési rendelvényen kötelezően szerepeltetni kell:

Az SZJA törvény egyértelműen meghatározza azokat a tartalmi követelményeket, amelyeknek a kiküldetési rendelvény meg kell, hogy feleljen. Eszerint a kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza:

a magánszemély nevét és adóazonosító jelét,
a gépjármű forgalmi rendszámát, gyártmányának és típusának megnevezését
a hivatali, üzleti utazás célját, útvonalát, időtartamát
a futásteljesítményt
az utazás költségtérítését és a kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, NAV üzemanyagár stb.)

Közeli hozzátartozó autójának használata

2018-tól nemcsak a saját- vagy házastárs autóját lehet erre a célra használni, hanem közeli hozzátartozó tulajdonában álló gépkocsi használata esetében is igényelhető a költségtérítés!

A közeli hozzátartozó alatt a Polgári Törvénykönyvben meghatározott személyek értendőek:

házastárs
egyeneságbeli rokon
örökbefogadott, mostoha- és a nevelt gyermek
örökbefogadó-, mostoha- és nevelőszülő
valamint a testvér

Ezen közeli hozzátartozók közül tehát bármelyik esetében megállja a helyét, hogy az ő autóját használjuk hivatalos célra, ugyanúgy jogszerűen elszámolható a munkáltató felé, mintha a saját autónkat használtuk volna.

Üzemanyag elszámolás szabályai

A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik:

“[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség”

A munkáltató a kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen.

Figyelem: Az ezen felül adott juttatás, mint például a kiküldetési díj – más szóval napidíj – már SZJA köteles!

Hogyan érdemes kiküldetési rendelvényt vezetni?

Kiküldetési rendelvény az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve, zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikusan előállított bizonylat is.

Sok munkától és papírmunkától megkönnyítheti magát az, akinél útnyilvántartó programban készül a kiküldetési rendelvény. De miket tartalmazzon ez a program?

Szép, érthető és logikusan felépített kezelőfelület
Mindenhol és minden eszközön elérhető online szoftver
Partnereidet / útjaidat importálhasd be a programba Excel-táblázatból
Napi állandó utak beállítása
Kiegészítő Android vagy iPhone útrögzítő alkalmazás
Intelligens útajánlás funkció
Elmaradás bepótlásának lehetősége
Beépített térkép cég- és telephelykeresővel, ami tömegesen, háztól-házig számolja a partnertávolságokat
Alapnorma választása esetén számoljon a korrekciós tényezőkkel
Beépített NAV ellenőr
Automatikusan figyeljen az adott időszaknak megfelelő jogszabályok betartására
Állandó fejlesztés és folyamatos szoftverfrissítés
Hétvégén is elérhető szakértő ügyfélszolgálat

Jó hír, hogy a RoadRecord Online pont ilyen program! 🙂

A RoadRecord NAV-álló útnyilvántartó program beépített üzemanyag fogyasztási norma számítással is rendelkezik, a képletben található kalkulátor és a következő videó segítségével pedig a lehető legegyszerűbb módon elvégezhető vele a kiküldetési rendelvény elkészítése, amihez ráadásul egy mobilapplikáció is társul amivel automatikusan is rögzíthetőek az utak.