A konferenciák egyre népszerűbbek – legyenek online vagy fizikai helyszínen megtartva. Ezeken összegyűlhetnek a szakma képviselői, a téma iránt érdeklődők, fejlődni vágyók, de azok is, akik szívesen tennének szert új üzleti vagy tudományos kapcsolatokra. Egy konferencia megszervezése az ötletadó és lebonyolító cégnek, intézménynek is kiváló reklám, lehetőség szakmai presztízsének növelésére – feltéve, ha a jelenlévők profi lebonyolítással találkoznak és jó élményekkel távoznak a nap végén.
Cikkünkben összegyűjtöttünk néhány tippet, melyek megmutatják, hogy milyen gyakorlatokkal lehet magabiztosan, profin megszervezni egy konferenciát!
Milyen egy jó konferencia?
Akár szakmai konferenciáról, akár tudományos témájú rendezvényről van szó, fontos, hogy naprakész, friss, információkat adjon át, releváns téma köré épüljün és ne aprozódjon el a különböző előadások sokaságában. Lényeges szempont egy jó konferencia esetében, hogy ne legyen unalmas, pörögjenek az események, gördülékenyen haladjon előre a rendezvény. De nemcsak az előadásoktól lesz igazán jó egy ilyen nap, hanem a be- és kiléptetés szervezettségétől, a megfelelő tájékozódás és informáltság biztosításától, a minőségi és informatív kommunikációtól.
Az idővel minden konferencián jól kell bánni, ezért érdemes figyelni arra, hogy pont megfelelő hosszúságú és gyakoriságú szünetek legyenek beiktatva, illetve lehetőség nyíljon a kapcsolatépítésre is. Az a legjobb, ha a nap végén minden vendég és előadó úgy távozik, hogy ez egy jó, érdekfeszítő nap volt, sok friss tudást szerzett, amit hasznosítani tud majd munkája közben vagy a tudományos pályáján.
7 tipp a magabiztos konferenciaszervezéshez
Az alábbiakban pedig ahhoz adunk néhány tippet, hogy a mi konferenciánk is olyan ideálisan sikerüljön, ahogyan azt pár sorral feljebb bemutattuk. Ezeket a tanácsokat követve mi magabiztosabbá válhatunk, a brandünk értékesebbé, a vendégeink pedig elégedetten távozhatnak.
1. Alapos tervezés – hogy ne érjenek meglepetések!
Ahogy minden rendezvény megszervezésekor, az alaposság egy tudományos vagy szakmai konferencia esetében is kiemelten fontos. Ehhez mindenképp szükség lesz egy percre pontos menetrendre, melyben szerepelnek a főbb előadók, témák, helyszínek, ha esetleg egyszerre több beszéd is zajlik egy időben.
Emellett a résztvevők és előadók beengedése, a szünetek koordinálása és a távozás mikéntje is fontos, hogy átlátható és szervezett legyen. Természetesen – mint minden hasonló eseménynél – fel kell készülni a váratlan helyzetekre, gondolhatunk itt tartalékelőadóra, de akár a technikai felszerelést érintő plusz darabokra is, melyek egy-egy meghibásodáskor azonnal segítségünkre lesznek.
Tipp: Érdemes a helyszínen minden tevékenységet lepróbálni egy konferencia előtti időpontban. Így még van idő módosítani például az elrendezést, profin, nyugalomban beállítani a hangosítást és a fényeket, illetve a rendezvényhelyszínt a lehető legoptimálisabban és legátláthatóbban berendezni a nagy napra. Sőt, ha ilyenkor jut még eszünkbe valami, amit mindenképp be kell szerezni vagy le kell beszélni a rendezvény napjáig, akkor arra is kényelmesen jut még időnk.
2. Ismerjük a célcsoportot!
Rengeteg témában kellhet szakmai vagy tudományos konferenciát szerveznünk. A célcsoport ismerete pedig elengedhetetlen ahhoz, hogy a vendégeknek vonzó legyen az esemény, majd elvárásaiknak megfelelő, érdekfeszítő, ismeretátadó előadásokat is hallhassanak a konferencia napján.
Előfordulhat azonban, hogy nem vagyunk jártasak az adott témában szervezőként. Ilyenkor szükségünk lesz egy szakmai tanácsadóra, aki segíthet a vendégelőadók listájának összeállításában, elmondhatja, hogy hol és milyen platformokon tudjuk a leghatékonyabban meghirdetni a konferenciát, illetve mi az, amire a helyszínen kiemelten figyeljünk. Természetesen fontos a megcélzottak életkora és szakmai pozíciója is – ez is nagyban befolyásolja, hogy mivel kell készülni a konferenciára mind az előadókat, mind az ellátást és programot tekintve.
3. Használjunk digitális lehetőségeket!
Bár újra elkezdődtek a személyes találkozásnak lehetőséget adó tudományos és szakmai konferenciák, a korábbi digitális átállásnak és az online konferenciák térhódításának köszönhetően érdemes átvenni elemeket az ott bevált gyakorlatból is. Például meg lehet hirdetni online eseményként is a rendezvényt, melyet így azok, akik valamilyen okból nem tudnak személyesen jelen lenni, otthonukból is nyomon követhetnek.
Az sem ritka, hogy egy nagyobb szaktekintély több ezer kilométer távolságból adjon elő élőben kivetítve az egyik teremben, így az ő értékes tudását sem kell nélkülözni. Mivel sokszor több előadás fut egyszerre a résztvevőknek lehet biztosítani videós összefoglaló anyagokat, melyekhez a konferencia utáni héten már hozzá is juthatnak, ezzel növelve a vendégélményt.
A digitális lehetőségek kihasználásával a konferencia ökológiai lábnyomát is csökkenthetjük. Ma már nem feltétlenül kell például belépőkártyákkal bajlódni a regisztrációkor, elegendő lehet egy jegyvásárláskor kiküldött QR-kód, melynek lecsippanntásával már mehet is be a résztvevő a rendezvényterületre. De ha van szakmai könyvvásárlási lehetőség, akkor szorgalmazzuk a készpénzmentes fizetést, igyekezzünk minél több helyen ilyen és hasonló innovatív megoldást bevetni! Ezt vendégeink értékelni fogják, mi pedig sokkal professzionálisabb, magabiztosabb színben tűnhetünk fel.
4. Legyen idő a kapcsolatépítésre!
Bár egy-egy szakmai konferencián a tudásszerzés is igen fontos, azt is tudjuk, hogy sokszor itt cserélnek gazdát a fontos kontaktok, születnek együttműködések. Azonban, ha nincsen erre megfelelő tér és idő, akkor kevésbé lehet sikeres az ilyen jellegű kapcsolódás. A 20-25 perces kávészünetek, egy hosszabb ebédidő mind-mind alkalmasak lehetnek ilyen célra. Ezeket tervezzük úgy, hogy minden teremben egyszerre legyenek esedékesek, minél több vendégnek legyen lehetősége találkozni kötetlenebbül a résztvevőkkel.
Ilyenkor pedig mi magunk is „vegyülhetünk”: közelebbről is megismerkedhetünk a szakma nagyjaival, begyűjthetjük a gratulációkat vagy az esetleges tanácsokat. Így a következő konferenciánknak már sokkal nagyobb lendülettel és mélyebb ismeretekkel tudunk majd nekivágni.
5. Legyenek koordináltak a beszélgetések!
Egy jól megszervezett konferencia egyik ismérve, hogy pontosan a menetrend szerint zajlanak az események. Például az előadások közben senki nem zavar a kérdéseivel, de a végén biztosított 15-20 percnyi társalgási idő, melynek során szabadon lehet kérdezni az előadótól a témában. Hogy ez a rész is izgalmas legyen, érdemes megfelelően koordinálni, felszólítani a kérdezőket, elismételni a kérdést, ha nem mindenki hallaná, hogy az érdeklődés minden nézőben fennmaradjon. Vegyük kézbe az irányítást!
6. Legyenek húzónevek az előadói listában!
Szakmai és tudományos berkeken belül is vannak olyan kardinális személyek, akik egy-egy témában megkerülhetetlenek, így szervezőként mi sem hagyhatjuk le őket az előadói listáról. A célközönség ismerete amiatt is kiemelten fontos, hogy megbizonyosodjunk róla, valóban a megfelelő, számukra érdekes előadókat hívtuk meg a rendezvényre. A konferencia sikerének egyik fő eleme, hogy a szakterületen sikeres, érdekes, innovatív és friss személyek is megosszák tudásukat a nagyérdeművel.
Tipp: Egy-egy kiemelt előadó több hónapra vagy akár egy évre is be van táblázva programokkal, így mindenképp időben kezdjük el az egyeztetést, hogy biztosan ott tudjon lenni a rendezvényünk napján.
7. Kérjünk visszajelzéseket!
A vendégélményt úgy tudjuk a legkönnyebben és leginkább célravezetően monitorozni, ha visszajelzést kérünk a résztvevőktől. Ezt könnyedén megtehetjük egy köre-mail kiküldésével az esemény után, amiben nem hosszan, akár feleletválasztós kérdések feltételével tudják a rendezvényt pontozni az érintettek. A kitöltés mellé felajánlhatunk valamilyen kupont vagy kedvezményt egy szakmai kiadványra vagy a következő konferenciára. Fontos, hogy ne csak a vendégektől érkezzen visszajelzés, hanem az előadóktól is – az ő véleményük is segíthet a következő konferencia még profibb lebonyolításában.
Vegyünk igénybe profi csapatot!
Természetesen nagyban megkönnyítjük a saját dolgunkat, ha a részfeladatokat delegáljuk. Egyes teendőket akár alvállalkozóknak is kiadhatunk, például a beléptetést és a vendégek eligazodosánák segítését néhány képzett host vagy hostess tökéletesen el tudja látni. A konferálást és a nap színpadi „vezénylését” egy tapasztalt házigazda, műsorvezető profi módon tudja menedzselni. Ugyanakkor az online tartalmak elkészítését – például az előzetes marketingkampányt és a grafikai kivitelezést, illetve az utólagos digitális anyagok összevágását – szintén erre képzett szakembereknek szervezhetjük ki.
De ma már arra is van lehetőségünk, hogy a teljes tervezést és kivitelezést rábízzuk egy olyan profi csapatra, ami bármilyen típusú konferenciát gond nélkül megszervez.
Legyen szó tudományos vagy szakmai konferenciáról, a résztvevők egyre magasabb igényszinttel érkeznek, hiszen minél több rendezvényen vesznek részt, annál inkább elvárják a profi, gördülékeny lebonyolítást. Így szervezőként nemcsak a témában releváns és érdekes előadókat kell egy helyre szerveznünk, hanem a helyszínre, a felszereltségre, a minőségi cateringre, a megfelelő parkolási körülményekre és minden elérhető kényelmi funkció biztosítására is nagy hangsúlyt kell fektetnünk. Ha így teszünk, akkor egy sikeres, jó hangulatú és mindenki számára hasznos rendezvényt tudunk megszervezni, melyről nem érdemes lemaradni!
