Egy konferencia megszervezése óriási kihívást jelenthet még azok számára is, akik egyébként otthonosan mozognak a rendezvényszervezés területén. A konferenciaszervezés rendkívül összetett és sokrétű feladat: a témák és az előadók kiválasztásától kezdve a gördülékeny lebonyolításon át a zökkenőmentes lezárásig számos tényezőt figyelembe kell venni.
Ám nem kell kétségbeesni: alapos tervezéssel és átgondolt megközelítéssel a folyamat átláthatóbb és egyszerűbb lehet, mint azt elsőre gondolnánk. Az alábbiakban végigvesszük a konferenciaszervezés alapvető lépéseit, kiemelten foglalkozva a tökéletes konferenciaközpont kiválasztásával.
A konferenciaszervezés lépései
Egy konferencia megszervezése valójában logikus lépések sorozata, amelyek követésével megalapozhatjuk a rendezvény sikerét. Lássuk, melyek ezek a lépések és milyen szempontokat érdemes mérlegelni a folyamat során!
Jelöljük ki a konferencia célját és célközönségét!
A konferenciaszervezés első lépése a rendezvény céljának meghatározása és a résztvevőknek szánt üzenet(ek) beazonosítása. A célközönség meghatározása pont annyira lényeges, mint maga a tematika, mivel ez a legtöbb későbbi döntést alapvetően befolyásolja, mint például az előadók személyét vagy az ideális helyszín kiválasztását.
Válasszunk releváns témát!
Egy konferencia sikeréhez nagymértékben hozzájárul az általunk kijelölt téma relevanciája. A tematikának kellően érdekesnek és aktuálisnak kell lennie ahhoz, hogy huzamosabb ideig megragadja a célközönség figyelmét. Egy meggyőző témakör az előadókat és a résztvevőket egyaránt vonzza, és ideális légkört teremt a tudás átadásához, valamint az eszmecseréhez.
Legyen mögöttünk egy megbízható csapat!
Minden konferencia sikere a jól képzett és elkötelezett csapaton áll vagy bukik. Jelöljük ki azokat az embereket, cégeket és munkacsoportokat, akik szakértelmükkel hozzá tudnak járulni a rendezvény különféle aspektusaihoz! Ez lehet a logisztika, a marketing, a helyszíni koordináció vagy a technikai támogatás is. A feladatok megfelelő személyekhez történő delegálásával biztosíthatjuk, hogy egyetlen fontos részlet se kerülje el a figyelmünket.
Határozzunk meg egy reális költségvetést!
A konferenciaszervezés egyik legkritikusabb pontja a büdzsé meghatározása. Már előre jelöljük ki, hogy mennyit tudunk elkülöníteni a helyszín bérlésére, a marketingre, az étkezésekre és az egyéb, előre nem látható, váratlan kiadásokra. Ha pontos költségvetéssel rendelkezünk, az segít megalapozott döntéseket hozni, és biztosan csak addig fogunk nyújtózkodni, amíg a takarónk ér – elkerülve a túlköltekezést.
Keressünk szponzorokat a finanszírozáshoz!
Egy jól átgondolt költségvetés persze önmagában semmit sem ér, ha nincs, aki megfinanszírozza az eseményt és a megálmodott extrákat. Ha korlátozott költségvetéssel rendelkezünk, fontoljuk meg szponzorok bevonását is a rendezvény támogatására. A szponzorok pénzügyi segítséget, promóciós támogatást vagy egyéb hozzájárulást nyújthatnak, cserébe a közönség felé történő, jól látható megjelenési lehetőségekért.
Válasszuk ki a megfelelő időpontot és időtartamot!
A konferencia időpontjának kiválasztása alapvető fontosságú a szervezés során. Vegyük figyelembe az olyan tényezőket, mint az előadók elérhetősége, a célközönség preferenciái, illetve ne feledjünk el tájékozódni a közeljövőben esedékes, hasonló iparági rendezvények időpontjáról sem (elkerülve az ütközéseket). A konferencia időtartamának is fontos igazodnia az általunk választott tematikához és a tervezett tevékenységekhez.
Az egyik legfontosabb elem: a konferenciaközpont
Egy sikeres konferencia megszervezése során nem lehet eléggé hangsúlyozni a megfelelő konferenciaközpont kiválasztásának lépését. Ez ugyanis az egész rendezvény gerincét képezi, olyan teret és légkört biztosít, amely nagyban befolyásolhatja mind a szervezők, mind a résztvevők élményét. A tökéletes központ kiválasztása alapos megfontolást, a részletekre való odafigyelést és a rendezvény céljainak és követelményeinek világos megértését igényli, ez ugyanis több mint egy fizikai tér. Árulkodik a brandünkről, meghatározza a hangulatot, és befolyásolja, hogy a résztvevők milyen nívójúnak érzékelik az eseményt. Ezért kiemelkedően fontos, hogy időt és energiát fektessünk a megfelelő központ kiválasztásába.
Számít a méret
A konferenciaközpont méretének meg kell felelnie a résztvevők várható számának. Egy túl nagy tér üresnek és szétesettnek éreztetheti a rendezvényt, míg egy alulméretezett inkább túlzsúfoltsághoz vezethet. Vegyük figyelembe mind a konferenciatermet, mind a pihenőtereket, és biztosítsuk, hogy minden tervezett tevékenységhez elegendő hely álljon rendelkezésre.
Gondoljuk végig a megközelíthetőséget!
A könnyű elérhetőség és az akadálymentesítés kulcstényezők, amelyeket figyelembe kell vennünk. Válasszunk olyan konferenciaközpontot, amely könnyen megközelíthető a résztvevők számára, különösen, ha különböző városokból vagy országokból érkeznek. Vegyük figyelembe a repülőterek, a tömegközlekedés és a főbb autópályák közelségét.
Technikai lehetőségek
A mai technológia által vezérelt világban a konferenciaközpont technikai lehetőségeiről sem feledkezhetünk meg. Győződjünk meg arról, hogy a helyszín a legmodernebb audiovizuális berendezésekkel, megbízható Wi-Fi-vel és elegendő konnektorral van felszerelve. A technikai hibák megzavarhatják az előadásokat és akadályozhatják a kapcsolatépítésre irányuló beszélgetéseket
Szállás és felszereltség
Ha konferenciánk többnapos, vagy a városon kívülről érkező résztvevők is lesznek rajta, a közeli szálláshelyek is fontossá válnak. Válasszunk olyan létesítményt, ahol a különböző preferenciáknak és költségvetéseknek megfelelően többféle szálláslehetőség áll rendelkezésre. Emellett vegyük figyelembe a helyszíni kényelmi szolgáltatásokat, például az étkezés biztosítását, a társalgókat és a szabadidős létesítményeket.
Parkolási lehetőségek
A bőséges parkolási lehetőség elengedhetetlen, különösen akkor, ha a résztvevők nagy része jelzi, hogy autóval érkezik a konferenciára. Bizonyosodjunk meg arról, hogy a konferenciaközpont elegendő parkolóhellyel – vagy a közelben lévő parkolási lehetőséggel – rendelkezik az összes résztvevő számára.
Hangulat és stílus
A központ hangulata alapvetően hozzájárul a konferencia általános atmoszférájához. Vegyük figyelembe, hogy az épület jellege illeszkedik-e a rendezvény témájához és hangvételéhez. Egy modern, elegáns helyszín tökéletes lehet egy technológiai fókuszú konferenciához, míg egy történelmi épület ideális hátteret adhat egy tudományos vagy hagyományosabb témaköröket felvonultató rendezvényhez.
Költségvetési megfontolások
Miközben fontos, hogy olyan létesítményt találjunk, amely megfelel az igényeinknek, ugyanilyen lényeges, hogy az előre meghatározott pénzügyi kereteinken belül mozogjunk. Egyes helyek kínálhatnak olyan kedvező csomagajánlatokat, amelyek magukban foglalják az étkeztetést, az audiovizuális berendezéseket és egyéb kényelmi szolgáltatásokat, ami költséghatékony megoldás lehet. Ezeket ne hagyjuk figyelmen kívül, érdeklődjünk!
Rugalmasság és támogatás
A segítőkész és előzékeny személyzet jelentősen megkönnyítheti a tervezési folyamatot. Keressünk olyan lehetőségeket, ahol rugalmasak tudnak lenni annak érdekében, hogy a teret az egyedi igényeinkhez igazíthassuk. Ha van egy dedikált kapcsolattartónk a helyszínen, az jelentősen megkönnyítheti a kommunikációt és biztosíthatja, hogy az saját elképzeléseink érvényesülhessenek.
Környezeti megfontolások
Mivel a fenntarthatóság egyre fontosabbá válik, vegyük figyelembe a konferenciaközpont környezetvédelmi gyakorlatát. Válasszuk azokat a helyeket, amelyek előnyben részesítik a környezetbarát gyakorlatokat, például az újrahasznosítást, az energiahatékonyságot és az étkeztetés fenntartható beszerzését.
Látogassunk el személyesen!
Bár az online kutatás értékes, a potenciális konferenciaközpontok személyes meglátogatása elengedhetetlen. Ez lehetővé teszi, hogy felmérjük a légkört, a személyzet professzionalizmusát, és elképzeljük, hogyan fogják használni a teret a rendezvényre.
Korábbi vélemények és ajánlások
Ne becsüljük alá a vélemények és ajánlások erejét. Kérjünk visszajelzést más rendezvényszervezőktől, akik ugyanazt a konferenciaközpontot használták. Az ő meglátásaik olyan értékes információkkal szolgálhatnak, amelyek a hivatalos csatornákon keresztül nem feltétlenül állnak rendelkezésre.
Tartalék forgatókönyvek
Mindig legyen vészhelyzet esetére B tervünk. Az időjárás, technikai problémák vagy az előre nem látható körülmények hatással lehetnek rendezvényünkre, ezért válasszunk olyan konferenciaközpontot, amely vészhelyzet esetére alternatív tereket vagy megoldásokat kínál.
Időrend és elérhetőség
Jó előre ellenőrizzük a konferenciaközpont elérhetőségét a kívánt időpontokban. A népszerű helyszínek hajlamosak gyorsan betelni, ezért a csalódások elkerülése érdekében elengedhetetlen, hogy korán biztosítsuk a kiválasztott napokat.
Szervezzünk ki!
Egy konferencia megszervezése komplex feladat, amely, mint láthatjuk, sokféle készséget igényel. Annak felismerése, hogy nem tudunk mindent mi magunk elvégezni, kulcsfontosságú. Ha a feladatokat képesek vagyunk más személyekre vagy csapatokra bízni, akkor a stratégiai döntésekre és a konferencia átfogó koordinálására összpontosíthatunk.
Az erősségek azonosítása és a felelősségek kiosztása
A konferenciaszervező csapat minden egyes tagjának megvan a maga saját erőssége. Határozzuk meg ezeket az erősségeket, és ennek megfelelően osszuk ki a feladatokat! Legyen szó logisztikáról, kommunikációról, előadói koordinációról vagy műszaki támogatásról, a feladatok elosztása biztosítja, hogy a rendezvény minden részlete a leginkább hozzáértő személy vagy csoport kezében legyen.
Rendszeres ellenőrzés és kommunikáció
Törekedjünk őszinte, nyílt kommunikációra a különböző részfeladatokért felelős csapatok vezetőivel! A rendszeres ellenőrzés és állapotfrissítés segíthet a kihívások és az akadályok korai kezelésében, megelőzve az utolsó pillanatban kialakuló válsághelyzeteket. Az együttműködő kommunikációval egyszerűsíthetjük a megbeszéléseket és elkerülhetjük az információ nem megfelelő áramlásából fakadó feszült helyzeteket és konfliktusokat.
Sokat segíthet az is, ha igénybe veszünk egy speciális konferenciaszervező szoftvert, amit arra fejlesztettek ki, hogy egy könnyen átlátható felületet biztosítson a szervezés folyamatához. Ezeknek az eszközöknek köszönhetően egyetlen rendszerben kezelhetjük az összes információt, legyen az regisztrációs űrlap, valamilyen különprogram, szállás, cashflow vagy éppen benyújtott absztrakt.
A szakértőkbe vetett bizalom fontossága
Ha olyan feladatokról van szó, amelyek szaktudást vagy speciális képesítést igényelnek, ne habozzunk külső segítséghez folyamodni. Ha szakembereket bízunk meg olyan szolgáltatásokkal, mint például a rendezvényfotózás vagy a catering, az javíthatja a konferencia minőségét és enyhítheti a rajtunk lévő stresszt.
Induljunk el az úton!
Ha tapasztalatlanul próbálunk eligazodni a konferenciaszervezés rögös útján, az kezdetben ijesztőnek és stresszesnek tűnhet, de a megfelelő megközelítéssel nem jelent majd problémát. Kezdésként határozzuk meg átgondoltan a konferencia célját, válasszunk egy meggyőző témát, és állítsunk össze egy profi csapatot. Legjelentősebb döntésünk mégis a tökéletes konferenciahelyszín kijelölése, ha ugyanis ez összhangban van céljainkkal és optimális körülményeket biztosít a résztvevőknek, az nagyban hozzájárul az esemény hangulatához és sikeréhez. Ügyeljünk továbbá a feladatok delegálására és a felelősségi körök hatékony felosztására, hogy a stratégiai tervezésre és a koordinációra is maradjon kapacitásunk!
Ez a cikk szponzorált tartalom, megrendelő: confware.hu
Az auditált mérések szerint havonta átlagosan 12 millió alkalommal kattintják az olvasóink Like Company Kft hírportáljait. A támogatott cikkek egy hónapig címlapon vannak, így a partnereink reklámjait tényleg nagyon sokan látják, ezért hatásosak. Kattintson ide, ha Ön is kipróbálná ezt a népszerű hirdetési formát.
