Az e-mail-írás napjainkban szinte már teljesen felváltotta a klasszikus levelezési formát, legyen szó akár magánjellegű, akár hivatalos ügyekről. Régebben elképzelhetetlen lett volna bizonyos esetekben a digitális formát választani a személyes interakció vagy a papíralapú levél helyett. Azonban olyan tényezők, mint a modern technológia térnyerése, az egyre inkább rohanó életmódunk vagy a pandémia teljesen megváltoztatta, hogy milyen formában kommunikálunk.
Egyre többen és többször választják tehát ezt a megoldást. Ez viszont nem jelenti, azt, hogy ne kellene betartanunk az alapszabályokat, ha így járunk el – és különösen igaz ez akkor, ha hivatalos levelet írunk. Összeszedtünk néhány praktikus tudnivalót, amelyek segíthetnek megkönnyíteni ezt a feladatot!
Hivatalos e-mail a hagyományos levél helyett? Igen!
Egy jól megírt hivatalos e-mail udvarias és professzionális, ezáltal kiküszöböli a félreértés és a félremagyarázás lehetőségét. A hivatalos e-mailnek mindig világos célja van, és tisztelettel bánik olvasójával. Minden a helyes üzleti e-mail-etikett betartásáról szól, ennek megfelelően szabványos módon íródik, amely határokon és kultúrákon átívelő. A hivatalos e-mailek tehát döntő szerepet játszanak az információk világos, pontos és folyamatos áramlásában. Ma már számos olyan ügy intézéséhez használhatjuk az e-mail-írás nyújtotta gyorsaságot és egyszerűséget, amelyre régebben nem is gondoltunk volna. Nézzük, melyek ezek!
Hivatalos bemutatkozó e-mail
Számos oka lehet annak, hogy valaki hivatalosan is be akar mutatkozni. Például érdeklődhet egy álláslehetőségről, vagy ismeretlen módon felkereshet valakit, akitől tanácsot szeretne kérni a szakmai életben, de előfordulhat, hogy közüzemi szervektől vagy pénzügyi intézményektől szeretnénk tájékoztatást kapni.
Panaszbejelentés, érdeklődés
Sajnos a mindennapokban gyakran találkozhatunk olyan tárgyakkal és szolgáltatásokkal, amelyek nem rendeltetésszerűen működnek, ilyenkor – ha nem túl sürgős a dolog – egy hivatalos e-mail megírása lehet a megoldás. De ugyanez igaz akkor is, ha egyelőre csak érdeklődnénk valamilyen lehetőség kapcsán, de még nem ruháztunk be rá. Egy válasze-mailben a szolgáltató minden kérdésünkre választ adhat.
Hivatalos köszönő e-mail
Kiváló szolgáltatás vagy panaszkezelés után udvarias gesztus kimutatnunk elismerésünket, egy személyes és pozitív levél formájában. Az értékelések korában sem szabad alábecsülni egy jól megírt levél erejét, mellyel extra motivációt és önbizalmat adhatunk a fáradhatatlanul dolgozó, minőségi szolgáltatást nyújtó egyéneknek.
Hivatalos felmondás
Ha felmondunk aktuális munkahelyünkön, elengedhetetlen, hogy hivatalos felmondó e-mailt küldjünk. Egy hivatalos felmondás nemcsak arról értesíti a munkáltatót, hogy távozni szándékozunk, hanem egyben bizonyítékként is szolgál a felmondás dátumára, a felmondási idő kezdetére. A hivatalos felmondás rövid e-mail, egyes esetekben akár egyetlen sor is lehet, ám lehetőséget ad arra is, hogy kifejezzük munkáltatónk iránti megbecsülésünket.
Hivatalos meghívó, emlékeztető
Minden hivatalos meghívó e-mailnek tartalmaznia kell az esemény minden részletét – beleértve a dátumot, az időpontot és a helyszínt –, valamint azt, hogy a meghívottak hogyan válaszolhatnak a meghívásra. Pozitív válasz esetén is szükség lehet azonban emlékeztetőre az esemény előtt, hiszen mindannyian elfelejtünk néha dolgokat. Egy hivatalos emlékeztető e-mail küldése az egyik leggyakoribb e-mail, amelyet küldeni szoktunk.
A hivatalos e-mail megírásának szabályai
A fő különbség a hivatalos és az informális e-mail között, hogy a hivatalos e-maileket tárgyilagos hangnemben és az alapvető udvariassági formulák betartásával írjuk, hivatalos címzettnek, míg az informális e-maileket nagyon laza és egyszerű nyelven írjuk ismerősöknek, barátoknak vagy családtagoknak. Utóbbi gyakran tartalmaz rövidítéseket, emojikat, humoros szlenget. Bár mind hivatalos, mind informális e-maijeinket kommunikációs célokra használjuk, vannak jelentős eltérések, amelyek főként a hivatalos e-mail-írás esetén lényegesek. Egy barátnak vagy rokonnak küldött e-mailre nem szükséges annyi időt szánnunk, a hivatalos ügyben írt levelekre azonban érdemes jobban felkészülnünk, hogy a végeredmény sikeres legyen.
Ahhoz, hogy elektronikus levelünk igazán professzionális legyen, figyelembe kell vennünk bizonyos aranyszabályokat. Ne feledjük, hogy az e-mail-írás nem mentesít bennünket az udvarias megszólítás, a világos szerkezet, a megfelelő stílus és formulák alkalmazása alól – ezekre ugyanúgy kiemelt figyelmet kell fordítanunk, mintha csak egy hagyományos, levélpapírra írt levelet fogalmaznánk. A hivatalos e-mail struktúrája négy részből áll: tárgy, megszólítás, szöveges rész és végül aláírás. Azonban mindegyikre vonatkoznak bizonyos kritériumok, amelyekkel nem árt jó előre tisztában lenni.
Tárgy
A hivatalos e-mail-írás során a tárgy az első és egyik leglényegesebb pont, amit az e-mail címzettjei látnak. Ha a tárgy rosszul vagy nem egyértelműen van megválasztva, az arra késztetheti az olvasót, hogy még a megnyitás előtt kitörölje az e-mailt. Ezért fontos, hogy már az elején világos és pontos információt tartalmazzon, például röviden foglalja össze az írás tartalmát vagy annak okát, így megragadva a címzett figyelmét. Egyszóval: a tárgy legyen rövid és konkrét.
Megszólítás
A hivatalos e-mailben a címzett megszólítására vonatkozó szabályok viszonylag egyszerűek. Attól függően, hogy milyen kapcsolatban állunk azzal a személlyel, akinek írunk, különböző módon kezdhetjük a hivatalos e-mailt, de egy biztos: minden esetben üdvözléssel kell kezdenünk. Ha ismerjük a címzett teljes nevét, akkor a „Tisztelt X Y!” megszólítást használjuk, ha nem ismerjük, akkor a „Kedves/Tisztelt hölgyem/uram!” ideális megoldás lehet.
Szövegtörzs
A kezdeti üdvözlés után szükség van egy bevezető mondatra, amely egyértelműen jelzi az írás okát, és összhangban van az e-mail tárgyával. A legjobb hivatalos e-mail nyitó sorok egyenesen a lényegre térnek, hiszen a legtöbb esetben kérünk valamit – például információt, egy eseményen való részvételt, fizetést –, vagy hivatalosan válaszolunk egy kérésre. A hosszú, túlontúl kacifántos bevezető elriasztja a címzettet az olvasástól, vagy ingerültté teszi még azelőtt, hogy rátérnénk a tárgyra.
A szöveg megírására nincsenek hagyományos formulák, mert ez a közlendő információk funkciójától függően más és más. Komolyabb, összetettebb hivatalos levelek esetében hasznos lehet, ha készítünk egy vázlatot, és utána folytatjuk a kiegészítésekkel és az esetleges javításokkal. Az általános szabály annyi, hogy a szöveget megfelelően kell tagolni. Bontsuk a szöveget kettő, legfeljebb három jól elkülöníthető bekezdésre, ezzel lehetővé téve az olvasó számára, hogy gyorsan átlássa a legfontosabb pontokat. Emellett az érthetőség is fontos: törekedjünk a világos fogalmazásra!
Lezárás, aláírás
Ha végre sikerült összeszedni gondolatainkat és sikeresen megfogalmaztuk fő mondanivalónkat, előfordulhat, hogy nem tudjuk, hogyan fejezzük be levelünket. Szerencsére azonban a befejezésnek nem kell bonyolultnak lennie, csak annyi a dolgunk, hogy összefoglaljuk az üzenetet egy tömör, formális befejező sorral. Ha választ várunk levelünkre, mondandónkat feltétlenül valamilyen cselekvésre való felhívással zárjuk le! Bizonyos esetekben szükség lehet arra, hogy a címzettet további lépésekre vagy valamilyen válaszra késztessük. E-mailünk utolsó sorát ez esetben használhatjuk arra, hogy kijelentsük vagy megismételjük, mire van szükségünk a címzettől, például „Bízva mielőbbi visszajelzésében”.
Ezt követően zárjuk le az e-mailt a megfelelő elköszönéssel és az aláírással, amely azon alapul, hogy mennyire jól ismerjük a címzettet. A leggyakoribb módja egy e-mail befejezésének az „Üdvözlettel” – amennyiben ismerjük a címzett nevét – vagy a „Tisztelettel” – ha az e-mailt „Tisztelt hölgyem/uram” megszólítással kezdtük. Az aláírásnak ugyanolyan hivatalosnak kell lennie, mint magának az e-mailnek. Ügyeljünk arra, hogy az e-mail végén minden fontos információ szerepeljen rólunk, ami a későbbiekben szükséges, mondjuk egy esetleges kapcsolatfelvételhez.
Udvariassági formulák
Amikor hivatalos ügyben írunk e-mailt, mindig vegyük figyelembe, hogy éppen milyen jellegű a levél – érdeklődés, időpontfoglalás, jelentkezés egy pozícióra –, de mindig fordítsunk figyelmet arra, hogy valamilyen udvariassági formulát a szövegbe csempészünk. Ha a címzett potenciálisan segíteni fog nekünk, fejezzük be egy köszönetnyilvánítással, például „Előre is nagyon köszönöm segítségét”. Megköszönhetjük a címzettnek egyszerűen azt is, hogy időt és figyelmet szentelt az e-mail elolvasására, például „Köszönöm, hogy időt szánt levelem áttekintésére”. De már azzal is kedvesebb benyomást kelthetünk, ha egyszerűen szép napot kívánunk a címzettnek a levél végén, az elköszönést megelőzően.
Az e-mail ellenőrzése
Soha ne küldjük el a hivatalos e-mailt anélkül, hogy újra átolvastuk volna, amit írtunk. A nyelvtani vagy gépelési hibákon elsőre könnyű átsiklani még akkor is, ha helyesírás-ellenőrzőt használunk, de ezek mellett a logikai bukfenceket, fogalmazásbeli hiányosságokat is könnyebb kiszúrni, ha az elejétől a végéig átnézzük az irományunkat. Ez egy egyszerű lépés, amellyel elkerülhető, hogy rossz benyomást keltsünk.
Talán erre sokan nem gondolnánk, de figyelnünk kell arra is, hogy milyen e-mail címet használunk az e-mail-írás során. Ha azt szeretnénk, hogy komolyan vegyenek minket, nem célszerű például a vicces fiatalkori becenevünket tartalmazó e-mail címről elküldeni a hivatalos levelet. Ha tehetjük, a hivatalos e-mailekhez használt e-mail címünk a teljes nevünk valamilyen változata legyen, extra karakterek nélkül.
Mi határozza meg a hivatalos e-mail stílusát?
A levél stílusát alapvetően annak kell meghatároznia, hogy milyen ügyben írjuk, illetve milyen a kapcsolatunk a címzettel – ha egyáltalán ismerjük őt. Rá kell éreznünk arra, hogyan fogalmazzunk, de eszünkbe juthat az az egyszerű szabály, hogy ne írjunk le semmi olyat, amit nem mondanánk például telefonon keresztül.
Bár a magyar nyelv bővelkedik a választékos kifejezésekben és lehetővé teszi a hosszú, összetett mondatok használatát, mégis azt tanácsoljuk, hogy bármilyen hivatalos e-mail-írás során törekedjünk a minél lényegretörőbb, tömör megfogalmazásra és az egyszerű szerkezetre. Kerüljük a többszörösen összetett, bonyolult mondatokat, koncentráljunk csak a legfontosabb információk – de azok hiánytalan – közlésére.
Ne használjunk rövidítéseket és kerüljünk mindenfajta szlenget, valamint minden olyan megfogalmazást, amitől a levél túl személyesnek vagy személyeskedőnek tűnhet. Ne írjunk szavakat csupa nagybetűvel! Az ilyen szöveg kiabálásnak érződhet, ami nem tölti el jó érzéssel a címzettet és még az olvasást is megnehezíti. Ügyeljünk az írásjelekre is, például ne használjunk kijelentő mondatok végén felkiáltójelet, csak akkor nyomatékosítsuk vele a mondandónkat, ha valóban indokolt.
Lehet, hogy nincs sok tapasztalatunk hivatalos e-mailek írásában, de ha úgy hozza a helyzet, hogy meg kell írnunk egyet, fontos, hogy jól csináljuk. Hivatalos e-mailt írni nem nehéz, ha tudjuk, mire kell odafigyelnünk: ha ügyelünk a megfelelő struktúrára, formulákra, stílusra és hangnemre, nem hibázhatunk.
